La Dirección del Registro de Personas Jurídicas estableció nuevas disposiciones relacionadas con la inclusión y modificación de correos electrónicos de las sociedades mercantiles. Estas medidas determinan quiénes están obligados a registrar un correo electrónico, los procedimientos disponibles, los plazos establecidos y los requisitos aplicables durante el período de implementación.
Principales disposiciones sobre el registro de correos electrónicos de personas jurídicas
1. Aplicación exclusiva a sociedades mercantiles
La obligación de registrar un correo electrónico aplica únicamente a las siguientes sociedades: sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita simple, sociedades de responsabilidad limitada y sociedades anónimas.
2. Excepción para entidades extranjeras
También deberán registrar un correo electrónico las sucursales de sociedades extranjeras y las asociaciones extranjeras cuyos apoderados no tengan domicilio en Costa Rica.
3. Documentos que no serán admitidos
Se cancelará la presentación al Diario de aquellos documentos que soliciten incorporar un correo electrónico a sociedades civiles, Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, asociaciones civiles o fundaciones, por no estar comprendidas dentro de esta obligación.
4. Plazo para registrar el correo electrónico
Las sociedades mercantiles que actualmente no cuenten con un correo electrónico registrado tendrán tiempo hasta el 3 de diciembre de 2027 para incorporarlo. A partir del 4 de diciembre de 2027, no se inscribirá ningún documento relacionado con sociedades que no tengan un correo electrónico registrado.
5. Procedimiento vigente para registrar o modificar el correo
Mientras se implementa el nuevo sistema electrónico, la inclusión o modificación del correo deberá realizarse mediante:
- Solicitud en escritura pública presentada por los representantes legales, apoderados generales o apoderados generalísimos, de acuerdo con sus facultades.
- Protocolización del acta de la Asamblea de accionistas o reunión de cuotistas en la que se acuerde la reforma correspondiente de los estatutos.
6. Nombramiento de apoderados
Los representantes podrán otorgar poderes para gestionar la incorporación del correo electrónico, siempre que cuenten con las facultades necesarias para hacerlo. El apoderado actuará en representación del mandato otorgado, sin sustituir al representante legal en su cargo.
7. Próxima implementación de un sistema de autogestión
Actualmente se encuentra en proceso de implementación un sistema electrónico que permitirá registrar el correo electrónico sin intervención notarial. Una vez habilitado, los representantes legales podrán realizar el trámite mediante una declaración jurada electrónica con firma digital certificada. El Registro Nacional dispone de un plazo de seis meses para implementar este sistema, cuyo vencimiento está previsto para el 3 de diciembre de 2026.
8. Publicación de edictos
La inclusión o modificación del correo electrónico realizada mediante escritura pública o protocolización de actas requiere la publicación del edicto correspondiente en el Diario Oficial La Gaceta. Este requisito dejará de ser necesario cuando entre en funcionamiento el mecanismo de declaración jurada electrónica por parte de los representantes legales.
9. Exoneración de timbres y derechos registrales
Las solicitudes de inclusión o modificación del correo electrónico estarán exentas del pago de timbres y derechos registrales hasta el 3 de diciembre de 2027, siempre que este sea el único acto solicitado.
Cuando la solicitud incluya otras reformas estatutarias o modificaciones del domicilio físico, deberán pagarse los tributos correspondientes. La exoneración también aplica a modificaciones posteriores del correo electrónico, siempre que constituyan el único acto solicitado.
En caso de rectificaciones por inexactitudes extrarregistrales, el trámite deberá realizarse mediante una nueva solicitud y estará sujeto al pago de los tributos correspondientes.
10. Modificación del domicilio físico
Cuando, además de registrar o modificar el correo electrónico, se solicite cambiar el domicilio físico de la sociedad, sí deberán cancelarse los tributos correspondientes, ya que esta modificación no está contemplada dentro de las exenciones establecidas.
11. Eliminación de la figura del agente residente
La figura del agente residente fue derogada mediante la Ley N.° 10.597. Por ello, cuando mediante la protocolización de una Asamblea o reunión se solicite, además del registro del correo electrónico, la revocatoria, renuncia o eliminación de dicho cargo, deberán cancelarse los timbres y derechos registrales correspondientes.
12. Formato del correo electrónico
El correo electrónico que se registre será aquel indicado en el documento notarial correspondiente. Se permitirán números, símbolos y combinaciones alfanuméricas, de acuerdo con las características técnicas propias de las direcciones de correo electrónico.
13. Cumplimiento de obligaciones legales
Las sociedades mercantiles deberán encontrarse al día con las obligaciones establecidas en las leyes aplicables, incluyendo las relacionadas con el Impuesto a las Personas Jurídicas, el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, la Caja Costarricense de Seguro Social y las obligaciones de desarrollo social y asignaciones familiares, según corresponda.
14. Derogación de directrices anteriores
Con estas nuevas disposiciones quedan derogadas las directrices DPJ-002-2025 y DPJ-001-2026.
Conlusiones
Estas disposiciones establecen un nuevo requisito para las sociedades mercantiles y marcan un período de transición para su cumplimiento. Registrar y mantener actualizado el correo electrónico permitirá a las sociedades evitar inconvenientes en futuros trámites registrales y cumplir oportunamente con las nuevas disposiciones.
Se recomienda a los representantes legales verificar la situación registral de sus sociedades y realizar el trámite con anticipación, tomando en cuenta los plazos y condiciones establecidos por el Registro Nacional.
